搞定办公用品！从挑选到使用，让你办公效率 up up

提到办公用品，大家肯定都不陌生，每天上班几乎都得跟它们打交道。小到一支笔、一张便利贴，大到一台打印机、一个文件柜，这些看似普通的东西，要是选不对、用不好，不仅会影响办公心情，还会拉低工作效率。相反，选到合适的办公用品，再搭配上实用的收纳和使用技巧，就能让你在工作中事半功倍，轻松应对各种任务。

就拿我们最常用的笔来说吧，要是笔写起来断墨、漏墨，写出来的字歪歪扭扭，那写个报告、记个笔记都得闹心半天。还有文件夹，要是质量差，用不了几次就坏了，文件散落一地，找资料的时候简直像在 “大海捞针”。所以啊，办公用品的挑选和使用可不是小事，今天就来跟大家好好聊聊，从挑选到收纳，再到一些实用的使用小技巧，让大家跟麻烦的办公场景说拜拜。

一、办公用品挑选：选对的不选贵的，实用才是王道

挑选办公用品的时候，很多人容易走进一个误区，觉得价格越贵越好，其实根本不是这么回事。不同的办公用品有不同的挑选要点，关键是要结合自己的实际需求，选到实用又顺手的。

（一）书写类用品：顺手才是第一标准

书写类用品绝对是办公桌上的 “常客”，像中性笔、钢笔、笔记本这些，挑选时得重点关注手感和实用性。

1. 中性笔：首先看笔杆的粗细，太细的笔杆握久了会累，太粗的又可能握不稳，建议选直径在 10 – 12 毫米左右的笔杆，握起来会比较舒服。然后看笔尖，日常办公选 0.5 毫米的笔尖就够了，写出来的字清晰又不会太粗，要是需要写细一点的字，可以选 0.38 毫米的。另外，尽量选按动式的中性笔，不用盖笔帽，用起来更方便，还不容易丢笔帽。
2. 笔记本：封面最好选软一点的皮质或者纸质封面，拿着轻便，放在包里也不占地方。内页的纸张要选厚实一点的，大概 80 克的纸就不错，写钢笔字不会洇墨。内页的格式可以根据自己的需求选，要是经常记会议纪要，选带日期和项目栏的笔记本，方便整理；要是只是随便记点东西，选空白页或者横线页的就可以。

（二）收纳类用品：能装还得好拿，告别杂乱

办公桌上的文件、笔、回形针这些小物件要是不收好，很容易乱糟糟的，找东西的时候特别浪费时间，所以收纳类用品一定要选好。

1. 文件夹：要是需要经常携带文件，选带拉链的文件夹，能防止文件掉出来，还能防水；要是文件放在办公室里，选活页文件夹，方便随时增减文件，而且分类清晰。文件夹的颜色可以多买几种，不同颜色放不同类型的文件，比如红色放紧急文件，蓝色放日常文件，找的时候一眼就能看出来。
2. 笔筒：选开口大一点的笔筒，拿笔的时候方便，不用在里面 “掏半天”。材质方面，塑料笔筒轻便又便宜，陶瓷笔筒颜值高，大家可以根据自己的喜好选。另外，笔筒最好选有分层的，上面放常用的笔，下面放尺子、剪刀这些小工具，让桌面更整齐。

（三）打印类用品：性价比优先，避免浪费

打印机、打印纸、墨盒这些打印类用品，是很多办公室必不可少的，挑选时要兼顾质量和性价比，避免浪费。

1. 打印纸：日常打印文件选 A4 纸就可以了，纸张的克重选 70 克或者 80 克的，70 克的纸比较薄，适合打印普通的文档，80 克的纸厚一点，打印重要文件或者简历会更显质感。买打印纸的时候尽量买整包的，比单包买更划算，而且要注意保存，放在干燥的地方，避免纸张受潮起皱。
2. 墨盒：要是打印机用得比较频繁，选大容量的墨盒，能减少换墨盒的次数，也更划算；要是用得少，选小容量的墨盒，避免墨盒放久了过期。另外，要是对打印质量要求不是特别高，选兼容墨盒就可以，价格比原装墨盒便宜不少，而且打印效果也不差。

二、办公用品收纳：三步搞定，桌面整洁超简单

选好了办公用品，接下来就是收纳了。其实收纳一点都不复杂，只要分三步来，就能让桌面变得整整齐齐，找东西再也不用慌慌张张。

（一）第一步：分类整理，先把物品 “归好队”

首先把办公桌上所有的办公用品都拿下来，然后按照 “常用”“偶尔用”“很少用” 来分类。常用的物品，像中性笔、笔记本、常用的文件夹这些，放在伸手就能拿到的地方，比如桌面的中间或者右手边（如果是右撇子的话）；偶尔用的物品，像尺子、剪刀、备用的中性笔芯这些，放在桌面的抽屉里或者收纳盒里；很少用的物品，像旧的文件、不常用的墨盒这些，放在文件柜的下层或者办公室的储物架上，不用占桌面的地方。

（二）第二步：利用工具，给物品 “安个家”

分类好之后，就可以用之前选好的收纳用品，给每个物品 “安个家”。比如把常用的笔放进笔筒里，不要随便扔在桌面上；把文件按照类型放进不同颜色的文件夹里，然后再放进文件架里，文件架可以放在桌面的角落，既不占地方又方便拿取；回形针、订书钉这些小物件，放进专门的小收纳盒里，避免散落在桌面上，找的时候还得一个个捡。

（三）第三步：定期整理，保持整洁不反弹

收纳好之后不是就万事大吉了，还得定期整理，不然用着用着又会变乱。建议每周五下班前花 10 分钟整理一下桌面，把用过的文件放回原位，把没用的废纸扔掉，检查一下收纳盒里的小物件是不是需要补充。这样每周整理一次，就能一直保持桌面的整洁，下次上班看到干净的桌面，心情也会变好。

三、办公用品使用小技巧：小细节大作用，效率翻倍

选好、收好办公用品之后，要是能掌握一些使用小技巧，还能进一步提高办公效率，让工作变得更轻松。

（一）书写类用品：小技巧让书写更顺畅

1. 中性笔：要是中性笔写着写着不出墨了，不用着急扔掉，可以把笔尖朝下，轻轻甩几下，大部分时候都能恢复正常。另外，不要把中性笔放在阳光直射的地方，高温会让笔芯里的墨水变稀，容易漏墨。
2. 笔记本：记笔记的时候可以用不同颜色的笔来标记，比如用黑色笔写主要内容，红色笔标重点，蓝色笔写补充说明，这样后期看笔记的时候，能快速找到重点，不用再从头到尾看一遍。而且记完笔记之后，每周花一点时间回顾一下，能加深记忆，以后用到的时候也能快速想起相关内容。

（二）收纳类用品：巧用法让收纳更灵活

1. 文件夹：在文件夹的侧面贴上标签，写上里面文件的类型和日期，这样不用打开文件夹，就能知道里面放的是什么，找文件的时候更方便。另外，要是文件夹里的文件太多，担心掉出来，可以用回形针把文件的边角别起来，固定住文件。
2. 笔筒：要是笔筒里的笔太多，分不清哪些是常用的，哪些是不常用的，可以在笔筒上贴一个小标签，把常用的笔放在标签对应的区域，这样拿的时候更有针对性，不用在笔筒里翻来翻去。

（三）打印类用品：小方法减少浪费

1. 打印纸：打印的时候可以设置成双面打印，尤其是打印草稿或者不重要的文件，这样能节省一半的纸张。另外，要是打印出来的文件有错误，不要马上扔掉，反面还可以用来打草稿，或者剪成小纸条当便签纸用，充分利用每一张纸。
2. 墨盒：当打印机提示墨盒快没墨的时候，不要马上换掉，可以把墨盒取出来，轻轻摇晃几下，还能再打印几十张纸，这样能最大限度地利用墨盒里的墨水，避免浪费。而且换墨盒的时候，要注意把旧墨盒收好，很多品牌都有旧墨盒回收活动，既环保又能换点小礼品。