采购环节频频出问题？这家食品厂的逆袭故事藏着管理秘诀

李建国盯着眼前的生产报表，眉头拧成了疙瘩。自家经营了十年的 “味鲜园” 食品厂，最近三个月接连遭遇麻烦：上月采购的一批面粉湿度超标，导致两百箱馒头口感发黏被迫下架；这周原定到厂的胡萝卜又晚了两天，生产线停了半天工，订单交付期不得不延后。更让他头疼的是，财务那边反馈，近半年原材料采购成本莫名涨了 15%，可产品售价却不敢轻易上调，利润空间被一点点挤压。他忍不住琢磨，明明每次采购前都和供应商确认过细节，为什么问题还是接二连三出现？采购管理这件事，难道真的只是 “买东西” 那么简单？

味鲜园食品厂位于城郊工业园，主打速冻包子、馒头等面点产品，靠着新鲜的口感和实惠的价格，在本地超市和早餐店积累了不少稳定客户。三年前，厂子规模扩大，李建国把采购工作交给了跟着自己多年的老员工张叔。张叔为人实在，和几家供应商也熟络，起初倒也没出什么大问题。可随着客户订单量逐渐增加，原材料需求变得多样，从面粉、蔬菜到食用油、酵母，涉及十几种品类，张叔渐渐有些力不从心。他还是沿用以前的老办法：供应商要货就电话沟通，到货了简单抽查一下数量，至于价格对比、质量检测标准、交货周期保障这些事，很少有系统的记录和规划。

问题集中爆发是在今年夏天。由于持续高温，蔬菜保质期缩短，张叔联系的一家供应商为了节省成本，把存放了一周的白菜送到了厂里。当时车间忙着赶订单，质检人员只是看了看白菜表面没腐烂，就直接投入生产。结果这批白菜包子上市后，不少消费者反映有异味，不仅退了货，还投诉到了市场监管部门。味鲜园的口碑受到重创，好几家合作超市都暂停了供货。

这次危机让李建国意识到，采购管理不规范，早晚会拖垮整个厂子。他开始四处打听解决办法，后来通过同行介绍，认识了做供应链管理咨询的陈老师。陈老师到厂里调研了三天，指出了三个核心问题：一是供应商选择太单一，关键原材料只依赖 1-2 家供应商，一旦对方出现问题，厂里就会陷入被动；二是没有明确的质量验收标准，全靠经验判断，很容易出现疏漏；三是采购流程没有记录，成本核算、交货时间等数据混乱，出了问题找不到责任节点。

李建国照着陈老师的建议，一步步整改。首先，他让张叔重新梳理供应商资源，对每家供应商的资质、产能、信誉进行评估，最终为每种原材料筛选出 3-4 家合格供应商。比如面粉，除了原来的本地供应商，还新增了两家外地大型面粉厂，并且签订了长期合作协议，约定了质量标准和应急补货条款。其次，制定了详细的质量验收手册，比如白菜要检测新鲜度、农药残留，面粉要检测湿度、灰分含量，每种原材料都有明确的检测指标和合格范围，质检人员必须按照手册操作，不合格的原材料一律退回，还要记录在案，作为后续是否继续合作的依据。最后，引入了简单的采购管理表格，从采购申请、供应商报价、订单下达，到到货验收、付款，每个环节都有记录，谁负责、什么时间完成、出现了什么问题，一目了然。

整改后的第一个月，效果就很明显。有一次，本地的胡萝卜供应商因为暴雨导致运输中断，李建国通过备用供应商，当天就调来了足够的胡萝卜，生产线没有受到任何影响。三个月后，采购成本下降了 8%，客户投诉率降到了零，之前暂停合作的超市也重新恢复了供货。张叔也感慨：“以前觉得采购就是跑腿买东西，现在才知道，这里面的门道太多了，规范起来不仅省心，还能帮厂子省钱、避险。”

看着厂子慢慢恢复生机，李建国时常会想，如果早点重视采购管理，是不是就不会经历那次危机？不过现在他更清楚，采购管理不是一劳永逸的事，需要根据市场变化、厂子发展不断调整。就像陈老师说的，采购是连接供应商和生产端的桥梁，这座桥建得稳不稳、通不通畅，直接关系到企业能不能走得远。那么，当你的企业遇到采购难题时，是否也能像味鲜园这样，找到适合自己的解决办法呢？

采购管理常见问答

1. 问：中小企业采购量不大，有必要花精力筛选多家供应商吗？

答：有必要。即使采购量小，单一供应商也可能因产能不足、物流问题或质量波动影响供货，多供应商储备能降低断供风险，同时还能通过对比促进供应商提升服务质量。

2. 问：没有专业的质检设备，怎么制定原材料质量验收标准？

答：可以从外观、感官、基础指标入手，比如蔬菜看新鲜度、无腐烂，食用油看颜色、无异味；也可以要求供应商提供质量检测报告，再结合自身产品需求，制定简单可操作的验收标准，比如用湿度计检测面粉湿度，成本低且易执行。

3. 问：采购流程记录太麻烦，有没有简单的方式？

答：可以用 Excel 制作标准化表格，包含采购日期、供应商名称、产品名称、数量、价格、验收结果、负责人等核心信息，每次采购后及时填写，既能保证记录完整，又方便后续查询和分析，不需要复杂的系统。

4. 问：和供应商合作多年，不好意思提出更严格的质量要求，该怎么办？

答：可以从长期合作的角度出发，和供应商沟通质量对双方的重要性，比如稳定的质量能帮助供应商扩大订单，减少退货损失。同时可以将质量要求写入合作协议，用制度规范代替个人人情，避免后续纠纷。

5. 问：采购成本怎么控制？是不是一味压价就行？

答：不是。压价可能导致供应商降低质量，反而增加后续成本。控制成本可以从优化采购批量（比如长期订单享受折扣）、选择性价比高的供应商、减少库存浪费等方面入手，平衡价格和质量，实现成本最优。

6. 问：采购过程中出现问题，比如原材料不合格，该怎么划分责任？

答：首先看采购协议是否有明确约定，比如质量标准、验收流程；其次看内部流程记录，比如质检人员是否按标准检测、采购人员是否及时沟通。明确责任后，若属于供应商问题，要求其承担退货、补货或赔偿责任；若属于内部问题，及时调整流程，避免再次发生。