李姐在这家只有二十多个人的小型设计公司做行政已经三年了，最近老板让她牵头搞员工建议制度，说是想听听大家对公司项目流程、办公环境这些事儿的想法。可李姐一琢磨就犯了难，平时同事们私下聊天倒是会吐槽两句，但真要正式提建议，没几个人愿意开口，就算有人想提，也不知道该从哪儿说起。
就拿上个月的事儿来说，设计师小周私下跟李姐抱怨过，说每次项目对接时，客户需求总在中途变，导致大家得反复改方案，既浪费时间又影响心情。可当李姐试探着问他要不要把这个问题写成建议时，小周却摆了摆手说：“算了吧，万一老板觉得我在挑刺，反而给我穿小鞋咋办？而且我也不知道怎么写才能说清楚问题，万一写得乱七八糟，还得被同事笑话。”
如何让员工放下顾虑，愿意主动提建议呢？其实可以从 “安全感” 入手。李姐后来在老板的支持下，制定了 “匿名建议通道”，员工既可以通过公司内部办公软件的匿名模块提交建议，也可以把写好的建议放进办公室门口的 “意见箱” 里，而且所有建议提交后，只有李姐和老板能看到内容，不会泄露提交人的信息。有一次，有人匿名提了 “希望公司采购人体工学椅，减少设计师久坐疲劳” 的建议，老板很快就安排采购了，还在全员大会上特意说：“这个建议特别好，能看出大家在为公司着想，以后不管是谁提的建议，只要合理，我们都会采纳。” 从那以后，私下吐槽的同事开始愿意把想法写成建议了。
员工想提建议却不知道怎么写，该怎么引导呢？李姐专门做了一个 “建议模板”，里面分了三个部分：首先写 “遇到的问题是什么”，比如 “每次项目资料存在不同的电脑里，找起来很麻烦”；然后写 “这个问题带来了什么影响”，比如 “上次着急要客户的设计初稿，找了半天才发现存在小张的电脑里，耽误了给客户反馈的时间”；最后写 “自己的想法或建议是什么”，比如 “能不能统一建一个云端文件夹，把每个项目的资料按类别存进去，大家都能有权限查看和修改”。有了这个模板，设计师小陈第一次提建议就很顺利，他按照模板写了 “希望优化项目进度表，增加每个环节的明确截止时间” 的建议，老板看了后觉得很具体，很快就安排调整了进度表。
员工提的建议没有被采纳，会不会打击他们的积极性？李姐想到了一个办法，不管建议是否被采纳，都会在一周内给提交人反馈。如果建议被采纳了，会说明 “什么时候开始落实，落实后能解决什么问题”；如果建议暂时不能被采纳，会解释清楚原因，比如 “关于增加下午茶预算的建议，目前公司正处于拓展业务的阶段，资金主要用于项目开发，等后续业务稳定了，我们会再考虑这个问题”。有一次，行政部的小王提了 “希望每周三下午提前半小时下班，让大家放松一下” 的建议，因为当时正好有几个紧急项目要赶工，老板没有采纳，但专门找小王说明了情况，还说：“等这几个项目忙完，我们可以试试每月安排一次半天的休息时间。” 小王虽然有点失落，但知道老板认真考虑了自己的建议，下次有想法还是愿意提。
新员工刚入职，对公司情况不熟悉，怎么让他们也参与到建议制度中来呢？李姐在新员工入职培训时，会专门介绍员工建议制度，还会带着新员工熟悉公司的各个环节，比如项目流程、办公设备使用等，告诉他们：“你们刚进来，可能会发现一些老员工习以为常但其实可以改进的问题，这些都是很有价值的建议。如果有不清楚的地方，随时可以问我或者其他同事。” 去年刚毕业的实习生小林，入职后发现公司的打印机经常卡纸，而且没有明确的使用说明，他就按照模板提了 “给打印机贴使用说明，定期请人维护” 的建议，老板采纳后，打印机出故障的次数少了很多，小林也因为这个建议，在转正考核时还加了分。
有些员工提的建议比较笼统，比如 “希望公司氛围更好”，该怎么处理呢？李姐会主动跟提建议的员工沟通，进一步挖掘具体问题。有一次，设计师小李提了 “希望公司氛围更好” 的建议，李姐就找小李聊天，问他：“你觉得现在公司氛围哪里需要改进呀？是大家交流太少，还是团队活动不够多？” 小李想了想说：“平时大家都忙着做项目，很少一起聊天，除了工作几乎没什么交流。” 于是李姐就建议老板每月组织一次 “团队聚餐” 或者 “桌游活动”，老板同意后，大家在活动中交流多了，工作上的配合也更默契了，小李后来还跟李姐说：“没想到我随口提的建议，居然真的让公司氛围变好了。”
老板担心员工提的建议太多，会增加管理负担，该怎么平衡呢？其实可以对建议进行分类处理，比如分为 “办公环境类”“项目流程类”“福利制度类” 等，不同类别的建议由对应的负责人处理。比如 “办公环境类” 的建议由李姐负责跟进，“项目流程类” 的建议由项目主管负责，这样老板就不用事事亲力亲为。有一次，一个月内收到了十几条建议，李姐按照类别分给了不同的负责人，每个负责人处理完后再把结果反馈给李姐，李姐汇总后再报给老板，老板只需要看汇总结果，既了解了建议的落实情况，也没有增加太多负担。
员工提的建议涉及到其他部门的利益，比如 “希望市场部提前跟设计师沟通客户需求，减少需求变更”，该怎么推动解决呢？李姐会组织相关部门一起开会讨论。有一次，设计师们提了很多关于 “客户需求变更频繁” 的建议，李姐就找了市场部的同事一起开会，设计师们说：“有时候客户提的需求很模糊，市场部传达过来后，我们设计完又要改。” 市场部的同事解释说：“有些客户自己也不清楚想要什么，我们只能尽量把他们的想法记下来。” 后来经过讨论，大家达成了一致：市场部在跟客户沟通时，会用 “需求清单” 让客户确认细节，比如设计风格、颜色偏好、尺寸要求等，确认后再传达给设计师，这样需求变更的次数就少了很多。
怎么让员工感受到自己的建议真的能给公司带来改变呢？李姐会定期在公司内部公示建议的落实情况。比如每月初会贴出 “上月建议落实表”，上面写着 “谁提的建议、建议内容、落实情况、带来的改变”。有一次，设计师小吴提了 “希望公司购买设计素材库的会员，减少找素材的时间” 的建议，老板采纳后，小吴和其他设计师用素材库的素材做设计，效率提高了不少。在公示表上，李姐特意写了 “小吴的建议让项目平均完成时间缩短了 1 天”，小吴看到后特别有成就感，之后提建议也更积极了。
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